Quando se vende um lote em condomínio, o notário solicita um pré-estado datado antes mesmo da assinatura do compromisso. Este documento reúne os dados financeiros e administrativos previstos pela lei ALUR, mas seu nome não tem nenhuma existência legal. Utilizar um modelo em branco no formato Word permite produzi-lo sozinho, sem esperar pelo síndico ou pagar por um serviço adicional.
Pré-estado datado Word: o que o notário realmente espera no arquivo
Frequentemente recebemos um modelo em branco sem saber quais seções são bloqueadoras. O notário não verifica a formatação, ele controla a presença de três blocos de informação distintos.
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O primeiro bloco é financeiro: despesas correntes do lote, provisões exigíveis, montante do fundo de obras, eventuais inadimplências do vendedor e dívidas globais do condomínio. O segundo bloco abrange a organização do condomínio: regulamento, estado descritivo de divisão, atas das três últimas assembleias gerais. O terceiro bloco diz respeito aos processos em andamento e às obras votadas que ainda não foram convocadas.
Um modelo Word estruturado nessas três partes atende às exigências do artigo L.721-2 do Código da Construção e da Habitação. Se consultarmos um exemplo de pré-estado datado em branco word, encontramos exatamente essa divisão, adaptada para um preenchimento manual.
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Um ponto a ser lembrado: o teto de 380 euros TTC diz respeito apenas ao estado datado, não ao pré-estado datado. O síndico pode cobrar livremente este último, o que justifica preenchê-lo sozinho quando se tem acesso aos documentos contábeis.
Preencher o bloco financeiro do pré-estado datado sem erro de cálculo
Este é o bloco que mais bloqueia processos. Os erros raramente dizem respeito aos montantes brutos, mas sim aos prorratas e às distribuições por frações.
Despesas correntes e provisões trimestrais
Partimos do orçamento previsional votado em assembleia geral. É necessário extrair a cota correspondente às frações do lote vendido, e então calcular o montante das provisões já convocadas e o das provisões restantes a vencer até o fechamento do exercício. Um erro de prorrata nas despesas bloqueia a assinatura no notário.
Concretamente, abrimos a última chamada de fundos recebida do síndico, comparamos o montante com o orçamento votado e verificamos a coerência. Se o condomínio votou um orçamento em dezembro e estamos vendendo em março, apenas o primeiro trimestre foi convocado.
Fundo de obras e despesas excepcionais
O fundo de obras (anteriormente fundo Alur) deve constar com o saldo vinculado ao lote. Este montante não é reembolsável ao vendedor, mas deve ser declarado para que o comprador saiba o que está recuperando. As obras votadas mas ainda não convocadas constituem um item separado: indicamos a cota do lote e a data previsional de convocação.
- Verificar o saldo do fundo de obras no extrato individual de despesas fornecido pelo síndico ou disponível no extranet do condomínio
- Reportar as obras votadas em assembleia geral com o montante global e a distribuição por frações do lote
- Mencionar eventuais inadimplências do vendedor, incluindo as regularizações de despesas anteriores não saldadas
- Indicar as dívidas coletivas do condomínio se existirem (empréstimo coletivo, litígios com fornecedores)
Documentos fontes para completar um modelo em branco Word
O modelo Word não produz nada sozinho. Cada campo remete a um documento preciso que devemos ter à mão. Sem esses documentos, preenchemos às cegas.
As atas das três últimas assembleias gerais fornecem os orçamentos votados, as obras decididas e eventuais processos judiciais. O caderno de manutenção do edifício informa sobre as grandes obras realizadas. A ficha sintética do condomínio, que o síndico deve disponibilizar, resume os dados financeiros e técnicos essenciais.
Os retornos variam sobre este ponto: alguns síndicos dão acesso completo ao extranet, outros transmitem os documentos aos poucos. Se o acesso for fluido, podemos preencher o modelo em uma a duas horas. Se cada documento exigir um lembrete, o prazo se alonga consideravelmente.
O notário pode compilar as informações ele mesmo
Fato pouco conhecido: nenhum texto proíbe o notário de produzir o pré-estado datado a partir dos documentos fornecidos pelo vendedor e pelo síndico. Em processos simples e bem documentados, alguns notários preferem montar eles mesmos os dados em vez de esperar um documento formatado. Portanto, podemos transmitir os documentos brutos ao notário e perguntar se ele aceita cuidar disso.
Erros concretos que fazem um pré-estado datado ser rejeitado pelo notário
Um documento incompleto não provoca uma recusa formal, mas o notário solicitará complementos, o que atrasa a venda. Aqui estão os erros que encontramos com mais frequência em modelos Word preenchidos manualmente.
- Esquecimento das inadimplências do vendedor: mesmo uma dívida mínima deve aparecer, o notário a deduz do preço de venda durante a repartição
- Confusão entre estado datado e pré-estado datado: o primeiro é produzido pelo síndico após a assinatura do compromisso, o segundo é entregue antes
- Ausência de menção das ações judiciais em andamento envolvendo o condomínio
- Montante do fundo de obras não individualizado por lote (reportamos o saldo global em vez da cota)
Um pré-estado datado incompleto atrasa a venda sem anulá-la, mas o comprador pode invocar um defeito de informação para renegociar ou se retratar durante o prazo legal.
Formato Word ou PDF: o que muda na prática para o preenchimento
O Conselho Superior do Notariado divulga um modelo de referência no formato PDF. Este formulário é projetado para ser impresso e preenchido à mão ou complementado via um leitor PDF. O formato Word, por sua vez, não é um documento oficial: é uma transcrição do mesmo conteúdo em um formato editável.
A vantagem do Word é concreta: podemos adicionar linhas nas tabelas de despesas, inserir comentários e ajustar a formatação. O PDF bloqueado impõe campos fixos, às vezes muito curtos para detalhar um item de obra excepcional.
O formato não altera a validade jurídica do documento. O notário aceita ambos, desde que o conteúdo cubra os três blocos regulamentares. Escolhemos o Word quando o condomínio tem muitos itens a detalhar, o PDF quando a situação é simples e queremos agilizar.
Independentemente do formato escolhido, transmitimos o arquivo acompanhado dos documentos comprobatórios: atas de assembleias, extratos de despesas, ficha sintética. O modelo sozinho, sem os anexos, será sistematicamente devolvido pelo notário para complementação.