Quand on vend un lot en copropriété, le notaire réclame un pré-état daté avant même la signature du compromis. Ce document rassemble les données financières et administratives prévues par la loi ALUR, mais son nom n’a aucune existence légale. Utiliser un modèle vierge au format Word permet de le produire soi-même, sans attendre le syndic ni payer de prestation supplémentaire.
Pré-état daté Word : ce que le notaire attend réellement dans le fichier
On reçoit souvent un modèle vierge sans savoir quelles rubriques sont bloquantes. Le notaire ne vérifie pas la mise en page, il contrôle la présence de trois blocs d’information distincts.
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Le premier bloc est financier : charges courantes du lot, provisions exigibles, montant du fonds de travaux, éventuels impayés du vendeur et dettes globales de la copropriété. Le deuxième bloc couvre l’organisation de la copropriété : règlement, état descriptif de division, procès-verbaux des trois dernières assemblées générales. Le troisième bloc concerne les procédures en cours et les travaux votés non encore appelés.
Un modèle Word structuré en ces trois parties couvre les exigences de l’article L.721-2 du Code de la construction et de l’habitation. Si on consulte un exemple de pré-état daté vierge word, on retrouve exactement ce découpage, adapté à un remplissage manuel.
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Un point à retenir : le plafond de 380 euros TTC concerne uniquement l’état daté, pas le pré-état daté. Le syndic peut facturer librement ce dernier, ce qui justifie de le remplir soi-même quand on a accès aux documents comptables.
Remplir le volet financier du pré-état daté sans erreur de calcul
C’est le volet qui bloque le plus de dossiers. Les erreurs ne portent presque jamais sur les montants bruts, mais sur les prorata et les répartitions par tantièmes.
Charges courantes et provisions trimestrielles
On part du budget prévisionnel voté en assemblée générale. Il faut extraire la quote-part correspondant aux tantièmes du lot vendu, puis calculer le montant des provisions déjà appelées et celui des provisions restant dues jusqu’à la clôture de l’exercice. Une erreur de prorata sur les charges bloque la signature chez le notaire.
Concrètement, on ouvre le dernier appel de fonds reçu du syndic, on rapproche le montant avec le budget voté et on vérifie la cohérence. Si la copropriété a voté un budget en décembre et qu’on vend en mars, seul le premier trimestre a été appelé.
Fonds de travaux et charges exceptionnelles
Le fonds de travaux (anciennement fonds Alur) doit figurer avec le solde attaché au lot. Ce montant n’est pas remboursable au vendeur, mais il doit être déclaré pour que l’acquéreur sache ce qu’il récupère. Les travaux votés mais non encore appelés constituent un poste séparé : on indique la quote-part du lot et la date prévisionnelle d’appel.
- Vérifier le solde du fonds de travaux sur le relevé individuel de charges fourni par le syndic ou disponible sur l’extranet de la copropriété
- Reporter les travaux votés en assemblée générale avec le montant global et la répartition par tantièmes du lot
- Mentionner les éventuels impayés du vendeur, y compris les régularisations de charges antérieures non soldées
- Indiquer les dettes collectives de la copropriété si elles existent (emprunt collectif, contentieux fournisseur)
Documents sources pour compléter un modèle vierge Word
Le modèle Word ne produit rien tout seul. Chaque case renvoie à un document précis qu’on doit avoir sous la main. Sans ces pièces, on remplit à l’aveugle.
Les procès-verbaux des trois dernières assemblées générales fournissent les budgets votés, les travaux décidés et les éventuelles procédures judiciaires. Le carnet d’entretien de l’immeuble renseigne sur les gros travaux réalisés. La fiche synthétique de la copropriété, que le syndic doit mettre à disposition, résume les données financières et techniques essentielles.
Les retours varient sur ce point : certains syndics donnent un accès complet à l’extranet, d’autres transmettent les documents au compte-gouttes. Si l’accès est fluide, on peut remplir le modèle en une à deux heures. Si chaque pièce nécessite une relance, le délai s’allonge considérablement.
Le notaire peut compiler lui-même les informations
Fait peu connu : aucun texte n’interdit au notaire de produire le pré-état daté à partir des documents fournis par le vendeur et le syndic. Dans les dossiers simples et bien documentés, certains notaires préfèrent assembler eux-mêmes les données plutôt que d’attendre un document formaté. On peut donc transmettre les pièces brutes au notaire et lui demander s’il accepte de s’en charger.
Erreurs concrètes qui font rejeter un pré-état daté par le notaire
Un document incomplet ne déclenche pas un refus formel, mais le notaire demandera des compléments, ce qui retarde la vente. Voici les erreurs qu’on rencontre le plus souvent sur les modèles Word remplis manuellement.
- Oubli des impayés du vendeur : même une dette minime doit apparaître, le notaire la déduit du prix de vente lors de la répartition
- Confusion entre état daté et pré-état daté : le premier est produit par le syndic après la signature du compromis, le second est remis avant
- Absence de mention des procédures judiciaires en cours impliquant la copropriété
- Montant du fonds de travaux non individualisé par lot (on reporte le solde global au lieu de la quote-part)
Un pré-état daté incomplet retarde la vente sans l’annuler, mais l’acquéreur peut invoquer un défaut d’information pour renégocier ou se rétracter pendant le délai légal.
Format Word ou PDF : ce qui change en pratique pour le remplissage
Le Conseil Supérieur du Notariat diffuse un modèle de référence au format PDF. Ce formulaire est conçu pour être imprimé et rempli à la main ou complété via un lecteur PDF. Le format Word, lui, n’est pas un document officiel : c’est une retranscription du même contenu dans un format modifiable.
L’avantage du Word est concret : on peut ajouter des lignes dans les tableaux de charges, insérer des commentaires et ajuster la mise en page. Le PDF verrouillé impose des champs fixes, parfois trop courts pour détailler un poste de travaux exceptionnel.
Le format ne change rien à la validité juridique du document. Le notaire accepte les deux, à condition que le contenu couvre les trois blocs réglementaires. On choisit le Word quand la copropriété a beaucoup de postes à détailler, le PDF quand la situation est simple et qu’on veut aller vite.
Quel que soit le format retenu, on transmet le fichier accompagné des pièces justificatives : PV d’assemblées, relevés de charges, fiche synthétique. Le modèle seul, sans les annexes, sera systématiquement renvoyé par le notaire pour complément.