Wanneer men een appartement in mede-eigendom verkoopt, vraagt de notaris om een voorlopige gedateerde staat nog vóór de ondertekening van de compromis. Dit document verzamelt de financiële en administratieve gegevens zoals voorzien door de ALUR-wet, maar de naam heeft geen wettelijke status. Het gebruik van een blanco sjabloon in Word stelt je in staat om het zelf te produceren, zonder te wachten op de syndicus of extra kosten te betalen.
Voorlopige gedateerde staat Word: wat de notaris echt verwacht in het bestand
Vaak ontvangen we een blanco sjabloon zonder te weten welke rubrieken problematisch zijn. De notaris controleert de opmaak niet, maar kijkt naar de aanwezigheid van drie afzonderlijke informatieblokken.
Aanrader : Tips en inspiratie om de reis van uw dromen eenvoudig te organiseren
Het eerste blok is financieel: lopende kosten van het appartement, vereiste voorschotten, bedrag van het fonds voor werkzaamheden, eventuele onbetaalde bedragen van de verkoper en totale schulden van de mede-eigendom. Het tweede blok betreft de organisatie van de mede-eigendom: reglement, beschrijvende staat van de verdeling, notulen van de laatste drie algemene vergaderingen. Het derde blok betreft de lopende procedures en de goedgekeurde werkzaamheden die nog niet zijn uitgevoerd.
Een gestructureerd Word-sjabloon in deze drie delen voldoet aan de vereisten van artikel L.721-2 van de Bouw- en Wooncode. Als we een voorbeeld van een blanco voorlopige gedateerde staat in Word bekijken, zien we precies deze indeling, aangepast voor handmatige invulling.
Aanvullende lectuur : De essentiële vaardigheden om te benadrukken in een succesvol sport CV: gids en voorbeelden
Een belangrijk punt om te onthouden: de limiet van 380 euro incl. btw betreft alleen de gedateerde staat, niet de voorlopige gedateerde staat. De syndicus kan deze laatste vrij factureren, wat rechtvaardigt dat je het zelf invult wanneer je toegang hebt tot de boekhouddocumenten.
Het financiële gedeelte van de voorlopige gedateerde staat zonder rekenfouten invullen
Dit is het gedeelte dat de meeste dossiers blokkeert. Fouten hebben bijna nooit betrekking op de bruto bedragen, maar op de pro rata en de verdelingen per tienden.
Lopende kosten en kwartaalvoorschotten
We beginnen met de begroting die is goedgekeurd in de algemene vergadering. We moeten het aandeel dat overeenkomt met de tienden van het verkochte appartement extraheren, en vervolgens het bedrag van de reeds gevraagde voorschotten en het bedrag van de nog verschuldigde voorschotten tot het einde van het boekjaar berekenen. Een fout in de pro rata op de kosten blokkeert de ondertekening bij de notaris.
Concreet openen we de laatste fondsenoproep die van de syndicus is ontvangen, vergelijken we het bedrag met de goedgekeurde begroting en controleren we de consistentie. Als de mede-eigendom in december een begroting heeft goedgekeurd en we in maart verkopen, is alleen het eerste kwartaal opgevraagd.
Fonds voor werkzaamheden en uitzonderlijke kosten
Het fonds voor werkzaamheden (vroeger fonds Alur) moet worden vermeld met het saldo dat aan het appartement is gekoppeld. Dit bedrag is niet terugbetaalbaar aan de verkoper, maar moet worden aangegeven zodat de koper weet wat hij terugkrijgt. De goedgekeurde werkzaamheden die nog niet zijn opgevraagd vormen een aparte post: we geven het aandeel van het appartement en de verwachte datum van oproep aan.
- Controleer het saldo van het fonds voor werkzaamheden op de individuele kostenoverzicht dat door de syndicus is verstrekt of beschikbaar is op het extranet van de mede-eigendom
- Rapporteer de goedgekeurde werkzaamheden in de algemene vergadering met het totale bedrag en de verdeling per tienden van het appartement
- Vermeld eventuele onbetaalde bedragen van de verkoper, inclusief eerdere niet-afgeronde kostenregelingen
- Geef de collectieve schulden van de mede-eigendom aan als deze bestaan (collectieve lening, leverancier geschil)
Brondocumenten voor het aanvullen van een blanco Word-sjabloon
Het Word-sjabloon produceert niets op zichzelf. Elke invoerveld verwijst naar een specifiek document dat we bij de hand moeten hebben. Zonder deze stukken vullen we blind in.
De notulen van de laatste drie algemene vergaderingen bieden de goedgekeurde begrotingen, de besloten werkzaamheden en eventuele juridische procedures. Het onderhoudsboek van het gebouw geeft informatie over de grote uitgevoerde werkzaamheden. De samenvattende fiche van de mede-eigendom, die de syndicus beschikbaar moet stellen, geeft een overzicht van de essentiële financiële en technische gegevens.
De ervaringen variëren op dit punt: sommige syndici geven volledige toegang tot het extranet, terwijl anderen de documenten druppelsgewijs verstrekken. Als de toegang soepel verloopt, kunnen we het sjabloon in één tot twee uur invullen. Als elk stuk een herinnering vereist, verlengt de termijn aanzienlijk.
De notaris kan zelf de informatie samenstellen
Een weinig bekend feit: geen enkele tekst verbiedt de notaris om de voorlopige gedateerde staat te produceren op basis van de documenten die door de verkoper en de syndicus zijn verstrekt. In eenvoudige en goed gedocumenteerde dossiers geven sommige notarissen de voorkeur aan het zelf samenstellen van de gegevens in plaats van te wachten op een geformatteerd document. We kunnen dus de ruwe stukken aan de notaris doorgeven en hem vragen of hij bereid is dit op zich te nemen.
Concreet fouten die leiden tot afwijzing van een voorlopige gedateerde staat door de notaris
Een onvolledig document leidt niet tot een formele weigering, maar de notaris zal om aanvullingen vragen, wat de verkoop vertraagt. Hier zijn de fouten die we het vaakst tegenkomen bij handmatig ingevulde Word-sjablonen.
- Vergeten van de onbetaalde bedragen van de verkoper: zelfs een minimale schuld moet worden vermeld, de notaris trekt deze af van de verkoopprijs tijdens de verdeling
- Verwarring tussen gedateerde staat en voorlopige gedateerde staat: de eerste wordt door de syndicus geproduceerd na de ondertekening van de compromis, de tweede wordt vóór de ondertekening verstrekt
- Afwezigheid van vermelding van de lopende juridische procedures die de mede-eigendom betreffen
- Bedrag van het fonds voor werkzaamheden niet gespecificeerd per appartement (we rapporteren het totale saldo in plaats van het aandeel)
Een onvolledige voorlopige gedateerde staat vertraagt de verkoop zonder deze te annuleren, maar de koper kan een gebrek aan informatie inroepen om te heronderhandelen of zich terug te trekken binnen de wettelijke termijn.
Word- of PDF-formaat: wat verandert er in de praktijk voor de invulling
De Hoge Raad van het Notariaat verspreidt een referentiesjabloon in PDF-formaat. Dit formulier is ontworpen om te worden afgedrukt en met de hand in te vullen of aangevuld via een PDF-lezer. Het Word-formaat daarentegen is geen officieel document: het is een transcriptie van dezelfde inhoud in een bewerkbaar formaat.
Het voordeel van Word is concreet: we kunnen regels toevoegen in de kostenoverzichten, opmerkingen invoegen en de opmaak aanpassen. De vergrendelde PDF legt vaste velden op, soms te kort om een uitzonderlijke werkpost in detail te beschrijven.
Het formaat verandert niets aan de juridische geldigheid van het document. De notaris accepteert beide, op voorwaarde dat de inhoud de drie wettelijke blokken dekt. We kiezen voor Word wanneer de mede-eigendom veel posten heeft om te specificeren, en voor PDF wanneer de situatie eenvoudig is en we snel willen gaan.
Ongeacht het gekozen formaat, sturen we het bestand samen met de ondersteunende documenten: notulen van vergaderingen, kostenoverzichten, samenvattende fiche. Alleen het sjabloon, zonder bijlagen, zal systematisch door de notaris worden teruggestuurd voor aanvulling.