Wenn man ein Wohnungseigentum verkauft, verlangt der Notar vor der Unterzeichnung des Vorvertrags einen vorläufigen datierten Zustand. Dieses Dokument fasst die finanziellen und administrativen Daten zusammen, die durch das ALUR-Gesetz vorgesehen sind, aber sein Name hat keine rechtliche Existenz. Die Verwendung einer leeren Vorlage im Word-Format ermöglicht es, es selbst zu erstellen, ohne auf den Verwalter zu warten oder zusätzliche Kosten zu zahlen.
Vorläufiger datierter Zustand Word: Was der Notar tatsächlich im Dokument erwartet
Oft erhält man eine leere Vorlage, ohne zu wissen, welche Abschnitte problematisch sind. Der Notar überprüft nicht das Layout, sondern kontrolliert das Vorhandensein von drei verschiedenen Informationsblöcken.
Ergänzende Lektüre : Tipps und Inspirationen für die einfache Planung Ihrer Traumreise
Der erste Block ist finanzieller Natur: laufende Kosten der Einheit, fällige Rücklagen, Höhe des Instandhaltungsfonds, eventuelle Rückstände des Verkäufers und Gesamtschulden der Eigentümergemeinschaft. Der zweite Block betrifft die Organisation der Eigentümergemeinschaft: Satzung, beschreibender Zustand der Teilung, Protokolle der letzten drei Eigentümerversammlungen. Der dritte Block bezieht sich auf laufende Verfahren und bereits beschlossene, aber noch nicht durchgeführte Arbeiten.
Eine in diesen drei Teilen strukturierte Word-Vorlage erfüllt die Anforderungen des Artikels L.721-2 des Bau- und Wohnrechts. Wenn man ein Beispiel für einen vorläufigen datierten Zustand in Word konsultiert, findet man genau diese Gliederung, die für eine manuelle Ausfüllung angepasst ist.
Ergänzende Lektüre : Ihr Hochzeitsfilm: Tipps und Tricks für ein unvergessliches Video
Ein wichtiger Punkt: Die Obergrenze von 380 Euro inklusive Steuern betrifft ausschließlich den datierten Zustand, nicht den vorläufigen datierten Zustand. Der Verwalter kann letzteres frei berechnen, was es rechtfertigt, ihn selbst auszufüllen, wenn man Zugang zu den Buchhaltungsunterlagen hat.
Den finanziellen Teil des vorläufigen datierten Zustands fehlerfrei ausfüllen
Dies ist der Teil, der die meisten Dossiers blockiert. Die Fehler betreffen fast nie die Bruttobeträge, sondern die Pro-rata und die Verteilungen nach Miteigentumsanteilen.
Laufende Kosten und vierteljährliche Rücklagen
Man beginnt mit dem in der Eigentümerversammlung beschlossenen Haushaltsplan. Man muss den Anteil entsprechend den Miteigentumsanteilen der verkauften Einheit extrahieren und dann den Betrag der bereits geforderten Rücklagen sowie den Betrag der noch fälligen Rücklagen bis zum Ende des Geschäftsjahres berechnen. Ein Fehler im Pro-rata bei den Kosten blockiert die Unterschrift beim Notar.
Konkret öffnet man den letzten Zahlungsaufruf des Verwalters, vergleicht den Betrag mit dem beschlossenen Budget und überprüft die Konsistenz. Wenn die Eigentümergemeinschaft im Dezember ein Budget beschlossen hat und man im März verkauft, wurde nur das erste Quartal aufgerufen.
Instandhaltungsfonds und außerordentliche Kosten
Der Instandhaltungsfonds (ehemals Alur-Fonds) muss mit dem Saldo, der der Einheit zugeordnet ist, aufgeführt werden. Dieser Betrag ist nicht an den Verkäufer zurückzuzahlen, muss aber angegeben werden, damit der Käufer weiß, was er erhält. Die beschlossenen, aber noch nicht aufgerufenen Arbeiten stellen einen separaten Posten dar: Man gibt den Anteil der Einheit und das voraussichtliche Datum des Aufrufs an.
- Den Saldo des Instandhaltungsfonds auf dem individuellen Kostenbericht des Verwalters überprüfen oder auf dem Extranet der Eigentümergemeinschaft einsehen
- Die in der Eigentümerversammlung beschlossenen Arbeiten mit dem Gesamtbetrag und der Verteilung nach Miteigentumsanteilen der Einheit angeben
- Eventuelle Rückstände des Verkäufers erwähnen, einschließlich nicht ausgeglichener Nachzahlungen aus früheren Kosten
- Die kollektiven Schulden der Eigentümergemeinschaft angeben, falls vorhanden (Kollektivdarlehen, Lieferantenstreitigkeiten)
Quellendokumente zum Ausfüllen einer leeren Word-Vorlage
Die Word-Vorlage produziert nichts von alleine. Jedes Feld verweist auf ein bestimmtes Dokument, das man zur Hand haben muss. Ohne diese Unterlagen füllt man blind aus.
Die Protokolle der letzten drei Eigentümerversammlungen liefern die beschlossenen Budgets, die beschlossenen Arbeiten und eventuelle rechtliche Verfahren. Das Wartungsheft des Gebäudes informiert über die durchgeführten größeren Arbeiten. Das zusammenfassende Blatt der Eigentümergemeinschaft, das der Verwalter zur Verfügung stellen muss, fasst die wesentlichen finanziellen und technischen Daten zusammen.
Die Rückmeldungen variieren in diesem Punkt: Einige Verwalter geben einen vollständigen Zugang zum Extranet, andere übermitteln die Dokumente häppchenweise. Wenn der Zugang reibungslos ist, kann man die Vorlage in ein bis zwei Stunden ausfüllen. Wenn jedes Dokument eine Nachverfolgung erfordert, verlängert sich die Frist erheblich.
Der Notar kann die Informationen selbst zusammenstellen
Wenig bekannt: Es gibt keinen Text, der dem Notar verbietet, den vorläufigen datierten Zustand aus den vom Verkäufer und Verwalter bereitgestellten Dokumenten zu erstellen. In einfachen und gut dokumentierten Dossiers ziehen es einige Notare vor, die Daten selbst zusammenzustellen, anstatt auf ein formatiertes Dokument zu warten. Man kann also die Rohunterlagen an den Notar übermitteln und ihn fragen, ob er bereit ist, sich darum zu kümmern.
Konkrete Fehler, die dazu führen, dass ein vorläufiger datierter Zustand vom Notar abgelehnt wird
Ein unvollständiges Dokument führt nicht zu einer formalen Ablehnung, aber der Notar wird Ergänzungen anfordern, was den Verkauf verzögert. Hier sind die häufigsten Fehler, die bei manuell ausgefüllten Word-Vorlagen auftreten.
- Vergessen der Rückstände des Verkäufers: Selbst eine geringe Schuld muss erscheinen, der Notar zieht sie beim Verkaufspreis ab
- Verwechslung zwischen datiertem Zustand und vorläufigem datierten Zustand: Letzterer wird vom Verwalter nach der Unterzeichnung des Vorvertrags erstellt, ersterer wird vorher übergeben
- Fehlende Erwähnung laufender rechtlicher Verfahren, die die Eigentümergemeinschaft betreffen
- Höhe des Instandhaltungsfonds nicht nach Einheit individualisiert (man überträgt den Gesamtsaldo anstelle des Anteils)
Ein unvollständiger vorläufiger datierter Zustand verzögert den Verkauf, ohne ihn abzubrechen, aber der Käufer kann einen Informationsmangel geltend machen, um während der gesetzlichen Frist neu zu verhandeln oder zurückzutreten.
Word- oder PDF-Format: Was sich praktisch beim Ausfüllen ändert
Der Conseil Supérieur du Notariat verbreitet ein Referenzmodell im PDF-Format. Dieses Formular ist so konzipiert, dass es ausgedruckt und von Hand ausgefüllt oder über einen PDF-Reader ergänzt werden kann. Das Word-Format hingegen ist kein offizielles Dokument: Es ist eine Transkription desselben Inhalts in einem bearbeitbaren Format.
Der Vorteil des Word-Formats ist konkret: Man kann Zeilen in den Kosten Tabellen hinzufügen, Kommentare einfügen und das Layout anpassen. Das gesperrte PDF zwingt zu festen Feldern, die manchmal zu kurz sind, um einen Posten für außergewöhnliche Arbeiten detailliert darzustellen.
Das Format ändert nichts an der rechtlichen Gültigkeit des Dokuments. Der Notar akzeptiert beide, vorausgesetzt, der Inhalt deckt die drei regulatorischen Blöcke ab. Man wählt das Word, wenn die Eigentümergemeinschaft viele Posten detaillieren muss, das PDF, wenn die Situation einfach ist und man schnell vorankommen möchte.
Unabhängig vom gewählten Format übermittelt man die Datei zusammen mit den Belegen: Protokolle der Versammlungen, Kostenberichte, zusammenfassendes Blatt. Nur das Modell, ohne die Anhänge, wird vom Notar systematisch zur Ergänzung zurückgeschickt.