Cuando se vende un lote en copropiedad, el notario solicita un preestado datado incluso antes de la firma del compromiso. Este documento reúne los datos financieros y administrativos previstos por la ley ALUR, pero su nombre no tiene ninguna existencia legal. Utilizar un modelo en blanco en formato Word permite producirlo uno mismo, sin esperar al administrador ni pagar un servicio adicional.
Preestado datado Word: lo que realmente espera el notario en el archivo
A menudo recibimos un modelo en blanco sin saber qué secciones son bloqueantes. El notario no verifica el formato, controla la presencia de tres bloques de información distintos.
Lectura recomendada : Descubrimiento de los mejores sitios warez accesibles fácilmente en 2024
El primer bloque es financiero: gastos corrientes del lote, provisiones exigibles, monto del fondo de obras, posibles impagos del vendedor y deudas globales de la copropiedad. El segundo bloque cubre la organización de la copropiedad: reglamento, estado descriptivo de división, actas de las tres últimas asambleas generales. El tercer bloque se refiere a los procedimientos en curso y a las obras votadas que aún no han sido convocadas.
Un modelo de Word estructurado en estas tres partes cubre los requisitos del artículo L.721-2 del Código de la construcción y de la vivienda. Si consultamos un ejemplo de preestado datado en blanco Word, encontramos exactamente esta división, adaptada para un llenado manual.
También recomendado : Las mejores recursos para tener éxito en la web: consejos, herramientas y trucos esenciales
Un punto a recordar: el límite de 380 euros IVA incluido se refiere únicamente al estado datado, no al preestado datado. El administrador puede facturar libremente este último, lo que justifica llenarlo uno mismo cuando se tiene acceso a los documentos contables.
Llenar la sección financiera del preestado datado sin errores de cálculo
Es la sección que bloquea más expedientes. Los errores casi nunca se refieren a los montos brutos, sino a los prorrateos y las distribuciones por milésimas.
Gastos corrientes y provisiones trimestrales
Partimos del presupuesto previsional votado en la asamblea general. Hay que extraer la parte correspondiente a las milésimas del lote vendido, luego calcular el monto de las provisiones ya convocadas y el de las provisiones que aún deben pagarse hasta el cierre del ejercicio. Un error de prorrateo en los gastos bloquea la firma ante el notario.
Concretamente, abrimos el último llamado de fondos recibido del administrador, comparamos el monto con el presupuesto votado y verificamos la coherencia. Si la copropiedad ha votado un presupuesto en diciembre y se vende en marzo, solo se ha convocado el primer trimestre.
Fondo de obras y gastos excepcionales
El fondo de obras (anteriormente fondo Alur) debe figurar con el saldo correspondiente al lote. Este monto no es reembolsable al vendedor, pero debe ser declarado para que el comprador sepa lo que recupera. Las obras votadas pero aún no convocadas constituyen un apartado separado: se indica la parte del lote y la fecha previsional de convocatoria.
- Verificar el saldo del fondo de obras en el estado individual de gastos proporcionado por el administrador o disponible en el extranet de la copropiedad
- Reportar las obras votadas en la asamblea general con el monto global y la distribución por milésimas del lote
- Mencionar los posibles impagos del vendedor, incluyendo las regularizaciones de gastos anteriores no saldadas
- Indicar las deudas colectivas de la copropiedad si existen (préstamo colectivo, litigio con proveedores)
Documentos fuente para completar un modelo en blanco Word
El modelo Word no produce nada por sí solo. Cada casilla se refiere a un documento preciso que debemos tener a mano. Sin estos documentos, se llena a ciegas.
Las actas de las tres últimas asambleas generales proporcionan los presupuestos votados, las obras decididas y los posibles procedimientos judiciales. El cuaderno de mantenimiento del edificio informa sobre las grandes obras realizadas. La ficha sintética de la copropiedad, que el administrador debe poner a disposición, resume los datos financieros y técnicos esenciales.
Las devoluciones varían en este punto: algunos administradores dan acceso completo al extranet, otros envían los documentos a cuentagotas. Si el acceso es fluido, se puede llenar el modelo en una o dos horas. Si cada documento requiere un recordatorio, el plazo se alarga considerablemente.
El notario puede compilar la información él mismo
Hecho poco conocido: ningún texto prohíbe al notario producir el preestado datado a partir de los documentos proporcionados por el vendedor y el administrador. En los expedientes simples y bien documentados, algunos notarios prefieren ensamblar ellos mismos los datos en lugar de esperar un documento formateado. Por lo tanto, se pueden transmitir los documentos en bruto al notario y preguntarle si acepta encargarse de ello.
Errores concretos que hacen que un preestado datado sea rechazado por el notario
Un documento incompleto no desencadena un rechazo formal, pero el notario solicitará complementos, lo que retrasa la venta. Aquí están los errores que más a menudo encontramos en los modelos Word llenados manualmente.
- Olvido de los impagos del vendedor: incluso una deuda mínima debe aparecer, el notario la deduce del precio de venta durante la distribución
- Confusión entre estado datado y preestado datado: el primero es producido por el administrador después de la firma del compromiso, el segundo se entrega antes
- Ausencia de mención de los procedimientos judiciales en curso que involucren a la copropiedad
- Monto del fondo de obras no individualizado por lote (se reporta el saldo global en lugar de la parte correspondiente)
Un preestado datado incompleto retrasa la venta sin cancelarla, pero el comprador puede invocar un defecto de información para renegociar o retractarse durante el plazo legal.
Formato Word o PDF: lo que cambia en la práctica para el llenado
El Consejo Superior del Notariado difunde un modelo de referencia en formato PDF. Este formulario está diseñado para ser impreso y llenado a mano o completado a través de un lector PDF. El formato Word, por su parte, no es un documento oficial: es una transcripción del mismo contenido en un formato modificable.
La ventaja del Word es concreta: se pueden agregar líneas en las tablas de gastos, insertar comentarios y ajustar el formato. El PDF bloqueado impone campos fijos, a veces demasiado cortos para detallar un apartado de obras excepcionales.
El formato no cambia nada a la validez jurídica del documento. El notario acepta ambos, siempre que el contenido cubra los tres bloques regulatorios. Se elige el Word cuando la copropiedad tiene muchos apartados que detallar, el PDF cuando la situación es simple y se quiere ir rápido.
Cualquiera que sea el formato elegido, se transmite el archivo acompañado de los documentos justificativos: actas de asambleas, estados de gastos, ficha sintética. El modelo solo, sin los anexos, será sistemáticamente devuelto por el notario para complementos.