Quando si vende un’unità in condominio, il notaio richiede un pre-stato datato prima ancora della firma del compromesso. Questo documento raccoglie i dati finanziari e amministrativi previsti dalla legge ALUR, ma il suo nome non ha alcuna esistenza legale. Utilizzare un modello vuoto in formato Word consente di produrlo autonomamente, senza attendere l’amministratore né pagare un servizio aggiuntivo.
Pre-stato datato Word: cosa si aspetta realmente il notaio nel file
Spesso riceviamo un modello vuoto senza sapere quali sezioni siano bloccanti. Il notaio non verifica il layout, controlla la presenza di tre blocchi di informazioni distinti.
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Il primo blocco è finanziario: spese correnti dell’unità, anticipi esigibili, importo del fondo lavori, eventuali insoluti del venditore e debiti complessivi del condominio. Il secondo blocco riguarda l’organizzazione del condominio: regolamento, stato descrittivo di divisione, verbali delle ultime tre assemblee generali. Il terzo blocco concerne le procedure in corso e i lavori approvati non ancora avviati.
Un modello Word strutturato in queste tre parti copre i requisiti dell’articolo L.721-2 del Codice della costruzione e dell’abitazione. Se si consulta un esempio di pre-stato datato vuoto word, si trova esattamente questa suddivisione, adattata per una compilazione manuale.
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Un punto da ricordare: il tetto di 380 euro IVA inclusa riguarda esclusivamente lo stato datato, non il pre-stato datato. L’amministratore può fatturare liberamente quest’ultimo, il che giustifica di compilarlo da soli quando si ha accesso ai documenti contabili.
Compilare il settore finanziario del pre-stato datato senza errori di calcolo
È il settore che blocca il maggior numero di pratiche. Gli errori riguardano quasi sempre i pro-rata e le ripartizioni per millesimi, piuttosto che gli importi lordi.
Spese correnti e anticipi trimestrali
Si parte dal budget previsionale votato in assemblea generale. È necessario estrarre la quota corrispondente ai millesimi dell’unità venduta, quindi calcolare l’importo degli anticipi già richiesti e quello degli anticipi ancora dovuti fino alla chiusura dell’esercizio. Un errore di pro-rata sulle spese blocca la firma dal notaio.
Concretamente, si apre l’ultima richiesta di fondi ricevuta dall’amministratore, si confronta l’importo con il budget votato e si verifica la coerenza. Se il condominio ha votato un budget a dicembre e si vende a marzo, solo il primo trimestre è stato richiesto.
Fondo lavori e spese straordinarie
Il fondo lavori (precedentemente fondo Alur) deve figurare con il saldo associato all’unità. Questo importo non è rimborsabile al venditore, ma deve essere dichiarato affinché l’acquirente sappia cosa recupera. I lavori approvati ma non ancora avviati costituiscono un capitolo separato: si indica la quota dell’unità e la data prevista di avvio.
- Verificare il saldo del fondo lavori sul rendiconto individuale delle spese fornito dall’amministratore o disponibile sull’extranet del condominio
- Riportare i lavori approvati in assemblea generale con l’importo globale e la ripartizione per millesimi dell’unità
- Menizionare eventuali insoluti del venditore, compresi i conguagli delle spese precedenti non saldate
- Indicare i debiti collettivi del condominio se esistono (prestito collettivo, contenzioso fornitore)
Documenti sorgente per completare un modello vuoto Word
Il modello Word non produce nulla da solo. Ogni campo rimanda a un documento preciso che bisogna avere a portata di mano. Senza questi documenti, si compila alla cieca.
I verbali delle ultime tre assemblee generali forniscono i budget votati, i lavori decisi e le eventuali procedure legali. Il registro di manutenzione dell’edificio informa sui grandi lavori realizzati. La scheda sintetica del condominio, che l’amministratore deve mettere a disposizione, riassume i dati finanziari e tecnici essenziali.
I ritorni variano su questo punto: alcuni amministratori forniscono un accesso completo all’extranet, altri trasmettono i documenti a piccole dosi. Se l’accesso è fluido, si può compilare il modello in una o due ore. Se ogni documento richiede un sollecito, i tempi si allungano considerevolmente.
Il notaio può compilare lui stesso le informazioni
Fatto poco noto: nessun testo vieta al notaio di produrre il pre-stato datato a partire dai documenti forniti dal venditore e dall’amministratore. Nei dossier semplici e ben documentati, alcuni notai preferiscono assemblare loro stessi i dati piuttosto che attendere un documento formattato. Si possono quindi trasmettere i documenti grezzi al notaio e chiedergli se accetta di occuparsene.
Errori concreti che portano al rifiuto di un pre-stato datato da parte del notaio
Un documento incompleto non provoca un rifiuto formale, ma il notaio richiederà integrazioni, il che ritarda la vendita. Ecco gli errori che si riscontrano più frequentemente nei modelli Word compilati manualmente.
- Omissione degli insoluti del venditore: anche un debito minimo deve apparire, il notaio lo deduce dal prezzo di vendita durante la ripartizione
- Confusione tra stato datato e pre-stato datato: il primo è prodotto dall’amministratore dopo la firma del compromesso, il secondo è consegnato prima
- Assenza di menzione delle procedure legali in corso che coinvolgono il condominio
- Importo del fondo lavori non individualizzato per unità (si riporta il saldo globale invece della quota)
Un pre-stato datato incompleto ritarda la vendita senza annullarla, ma l’acquirente può invocare un difetto di informazione per rinegoziare o ritirarsi durante il termine legale.
Formato Word o PDF: cosa cambia in pratica per la compilazione
Il Consiglio Superiore del Notariato diffonde un modello di riferimento in formato PDF. Questo modulo è progettato per essere stampato e compilato a mano o completato tramite un lettore PDF. Il formato Word, invece, non è un documento ufficiale: è una trascrizione dello stesso contenuto in un formato modificabile.
Il vantaggio del Word è concreto: si possono aggiungere righe nelle tabelle delle spese, inserire commenti e regolare il layout. Il PDF bloccato impone campi fissi, a volte troppo brevi per dettagliare un capitolo di lavori straordinari.
Il formato non cambia nulla alla validità giuridica del documento. Il notaio accetta entrambi, a condizione che il contenuto copra i tre blocchi normativi. Si sceglie il Word quando il condominio ha molti capitoli da dettagliare, il PDF quando la situazione è semplice e si vuole procedere rapidamente.
Qualunque sia il formato scelto, si trasmette il file accompagnato dai documenti giustificativi: verbali di assemblee, rendiconti delle spese, scheda sintetica. Solo il modello, senza gli allegati, sarà sistematicamente restituito dal notaio per integrazioni.